| 2020-03-05
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自动封存 Microsoft Exchange 邮件,不怕信很多公司的电子邮件是使用 Microsoft Exchange 伺服器。但信箱容量有限,三不五时就来讯息通知信箱快满了,实在很扰人。如果你觉得常常要手动删除或封存邮件很麻烦,不妨设定自动封存,就不用担心信箱容量常爆掉了。

由于大公司人数众多,Exchange伺服器的管理者通常会限制每个使用者所分配到的容量,因此当邮件一多,Exchange伺服器就会不断地通知使用者信箱已经快到分配容量的限制,实在非常烦人,在分配容量快满的时候,更不能收发信。

这时我们必须删除或是封存一些邮件到本机硬碟上,让容量空出来才能够继续使用Exchange伺服器收发邮件。如果你觉得手动封存好麻烦,你也可以设定自动封存的时间和位置,让你的Exchange伺服器电子邮件再也不会容量不足。

封存现有邮件Step 1

Exchange伺服器会在你快到达设定空间限制的时候通知你。这时我们必须删除或是封存邮件才能清出空间给新的电子邮件。

自动封存 Microsoft Exchange 邮件,不怕信

Step 2

要手动封存电子邮件请选择「档案」→「信箱清除」。

自动封存 Microsoft Exchange 邮件,不怕信

Step 3

我们可以先使用「清空[删除的邮件]」。

自动封存 Microsoft Exchange 邮件,不怕信Step 4

接着请按一下「封存」按钮,叫出「封存」视窗,你可以使用预设的封存设定封存所有的资料夹,或是手动封存所选择的资料夹。

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Step 5

在封存进行的时候,你可以在Office 2010底部资讯列看到目前的封存进度。

自动封存 Microsoft Exchange 邮件,不怕信Step 6

在封存完成后,你就可以看到现在Exchange信箱中的空间已经清出来了。

自动封存 Microsoft Exchange 邮件,不怕信

设定自动封存Step 1

如果之后你想让电脑在一段时间后就自动封存电子邮件,你可以利用「资料夹」工作列中的「自动封存设定」来调整想要的封存方式。

自动封存 Microsoft Exchange 邮件,不怕信

Step 2

接着请依自己想要的方式调整「Inbox内容」视窗里的设定,你可以设定电子邮件超过多久时间需封存,也可以指定封存的位置。

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Step 3

你也可以利用「预设封存设定」按钮指定未来封存的预设设定。

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